Gemeinde-Cockpit: Dokumente direkt per E-Mail versenden

Ausgangslage / Problem: Bei gewissen Services wählen Einwohnerinnen und Einwohner als Zustellart E-Mail. Heute ist zu prüfen, ob die Gemeinde das fertige Dokument direkt im Gemeinde-Cockpit hochladen und aus dem Cockpit heraus versenden kann. Ohne eine solche Funktion muss die zuständige Fachperson das Dokument allenfalls separat per E-Mail versenden und den Auftrag anschliessend manuell abschliessen. Dadurch entstehen Medienbrüche, zusätzlicher Aufwand und mögliche Fehlerquellen. Vorschlag / Idee: Im Gemeinde-Cockpit soll geprüft werden, ob bei Services mit Zustellart E-Mail ein Dokument hochgeladen und anschliessend automatisch an die bestellende Person versendet werden kann. Ein möglicher Ablauf wäre: Einwohnerin oder Einwohner bestellt ein Dokument im Smart Service Portal und wählt die Zustellart E-Mail. Die zuständige Fachperson erstellt das Dokument. Das Dokument wird im Gemeinde-Cockpit beim Auftrag hochgeladen. Das System versendet das Dokument automatisch an die hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Auftrag wird anschliessend automatisch oder nach Bestätigung abgeschlossen. Nutzen für Gemeinden: Gemeinden können digitale Zustellungen effizienter direkt aus dem Gemeinde-Cockpit abwickeln. Separate E-Mails und manuelle Abschlussarbeiten werden reduziert. Zudem bleibt besser nachvollziehbar, welches Dokument wann über welchen Auftrag versendet wurde. Nutzen für Einwohnerinnen und Einwohner: Einwohnerinnen und Einwohner erhalten bestellte Dokumente schneller und medienbruchärmer per E-Mail, sofern diese Zustellart für den jeweiligen Service zulässig ist. Betroffene Rolle(n) / Abteilung(en): Gemeindeverwaltung / Einwohnerdienste / Fachabteilungen mit Dokumentenversand / Admin-Benutzer im Gemeinde-Cockpit / Einwohnerinnen und Einwohner. Aktueller Stand: Die Idee wurde anhand eines konkreten Beispiels eingebracht. Es soll geprüft werden, ob und für welche Services eine direkte E-Mail-Zustellung aus dem Gemeinde-Cockpit fachlich, technisch und datenschutzrechtlich sinnvoll möglich ist.