Auftragsbestätigung je nach Lieferart verständlicher gestalten

Ausgangslage / Problem: Nach Abschluss einer Bestellung im Smart Service Portal erhalten Einwohnerinnen und Einwohner eine automatische Bestätigung bzw. Statusmeldung. Der aktuelle Status «Abgeschlossen» ist jedoch nicht in allen Fällen ausreichend verständlich. Insbesondere bei Bestellungen, die zur Abholung am Schalter bereitliegen, ist für Einwohnerinnen und Einwohner nicht immer klar, dass sie das Dokument nun abholen können. Zudem können je nach Service unterschiedliche Fachstellen für Rückfragen zuständig sein. Vorschlag / Idee: Die Auftragsbestätigung bzw. Abschlussmeldung soll geprüft und verständlicher ausgestaltet werden. Dabei soll insbesondere geprüft werden: ob der Text je nach Lieferart angepasst werden kann, z.B. Abholung am Schalter oder Zustellung per Post, ob bei Abholung klar kommuniziert werden kann, dass das Dokument bereitliegt, ob Hinweise zur Bezahlung vor Ort ergänzt werden können, ob Öffnungszeiten oder Verweise auf die Gemeindewebseite ergänzt werden können, ob Kontaktangaben service- oder fachstellenspezifisch hinterlegt werden können. Falls eine dynamische Anpassung je Lieferart nicht möglich oder zu aufwendig ist, soll alternativ ein allgemeinerer Text geprüft werden, der beide Fälle verständlich abdeckt. Nutzen für Gemeinden: Gemeinden können Rückfragen reduzieren, weil Einwohnerinnen und Einwohner nach Abschluss einer Bestellung klarer wissen, was als Nächstes zu tun ist. Zudem können Anfragen besser an die zuständige Fachstelle gelenkt werden. Nutzen für Einwohnerinnen und Einwohner: Einwohnerinnen und Einwohner erhalten eine verständlichere Rückmeldung zum Status ihrer Bestellung und wissen, ob sie ein Dokument abholen können oder ob es ihnen zugestellt wird. Betroffene Rolle(n) / Abteilung(en): Einwohnerdienste / Stadtkanzlei / Gemeindeverwaltung / Fachstellen mit Dokumentenbestellungen / Einwohnerinnen und Einwohner. Aktueller Stand: Der Bedarf wurde aus der Praxis gemeldet. Es soll geprüft werden, ob und wie die Auftragsbestätigung im SSP bzw. Gemeinde-Cockpit je nach Lieferart und zuständiger Fachstelle angepasst werden kann.