Formular-Designer: Bestätigungsmail nach Einreichen eines Formulars versenden

Ausgangslage / Problem: Bei individuellen Formularen im Formular-Designer kann nach dem Abschliessen eines Formulars heute eine Bestätigungsseite oder ein Bestätigungstext angezeigt werden. Eine automatische Bestätigung per E-Mail an die einreichende Person ist aktuell jedoch nicht vorgesehen. Eine Gemeinde hat den Bedarf gemeldet, dass nach dem Einreichen eines Formulars automatisch eine Bestätigungsmail versendet werden soll. Dies wäre insbesondere hilfreich, damit die einreichende Person eine nachvollziehbare Bestätigung erhält und die Gemeinde bei Rückfragen besser belegen kann, dass eine Eingabe erfolgt ist. Vorschlag / Idee: Der Formular-Designer soll dahingehend erweitert werden, dass beim Absenden eines Formulars optional eine Bestätigungsmail ausgelöst werden kann. Dabei soll geprüft werden: ob eine E-Mail an die einreichende Person gesendet werden kann, ob zusätzlich eine Kopie oder Benachrichtigung an die Gemeindeverwaltung möglich ist, ob der Inhalt der Bestätigungsmail konfigurierbar sein soll, ob nur eine Eingangsbestätigung oder auch der Formularinhalt versendet werden soll, wie Datenschutz und sichere Zustellung berücksichtigt werden müssen. Nutzen für Gemeinden: Gemeinden erhalten mehr Nachvollziehbarkeit bei eingereichten Formularen. Bei Rückfragen kann besser belegt werden, dass eine Eingabe erfolgt ist. Zudem kann der administrative Aufwand reduziert werden, wenn Eingangsbestätigungen nicht manuell versendet werden müssen. Nutzen für Einwohnerinnen und Einwohner: Einwohnerinnen und Einwohner erhalten nach dem Einreichen eines Formulars eine Bestätigung per E-Mail und haben damit einen Nachweis über ihre Eingabe. Betroffene Rolle(n) / Abteilung(en): Gemeindeverwaltung / Fachabteilungen mit individuellen Formularen / Einwohnerinnen und Einwohner. Aktueller Stand: Der Bedarf wurde durch eine Gemeinde im Zusammenhang mit einem Wasserzählerformular gemeldet. Eine Aufwandsschätzung liegt noch nicht vor. Vor einer Umsetzung soll geprüft werden, ob der Bedarf breiter besteht und wie die Funktion datenschutzkonform ausgestaltet werden kann.